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Direttore: Dr. Matteo Rapparini - Esperienza professionale Il Sole 24
Ore spa
Gli
approfondimenti operativi
La
"data certa" sul dvr
11
maggio 2009
Pubblichiamo alcuni consigli operativi per apporre la data certa al
documento valutazione dei rischi mediante l'ufficio postale, la posta
elettronica certificata, la marca temporale
UFFICIO POSTALE
1) Il fascicolo deve essere rilegato in maniera solida e non
sfascicolabile (rilegatura con graffatura o incollaggio a caldo, ecc.).
2) È sufficiente recarsi presso un ufficio postale e richiedere il
servizio di “data certa”: “certificazione
dell’esistenza di un documento in una determinata data”, servizio
disciplinato dalla disposizione di
servizio n. 93 del 6 settembre 2007.
Questa la procedura:
- APPORRE L’INDICAZIONE, DATATA E SOTTOSCRITTA SULLA PRIMA PAGINA DEL
DOCUMENTO,
DEL NUMERO DELLE PAGINE, PRECEDUTA DALLA DIZIONE “DOCUMENTO UNICO”;
- APPORRE LA DICITURA, SULLA PRIMA PAGINA DEL DOCUMENTO: “SI RICHIEDE
L’APPOSIZIONE DEL TIMBRO POSTALE PER LA DATA CERTA”, SEGUITO DA DATA E
FIRMA;
- AFFRANCARE CON FRANCOBOLLI (APPLICATI SUL PRIMO FOGLIO) E RICHIEDERE
INFINE
ALL’UFFICIO POSTALE L’APPOSIZIONE DEL TIMBRO CHE ANNULLI L’AFFRANCATURA.
In questo modo si ottiene la certezza dell’esistenza “di quel documento
a quella data”.
In pratica è come richiedere una spedizione senza però far
effettivamente viaggiare il documento, che
infatti viene immediatamente restituito al mittente dall’ufficio
postale.
Generalmente è richiesto che l’operazione alla Posta venga effettuata
direttamente dal legale
rappresentante “datore di lavoro” che firma il/i Documento/i
e che potrebbe essere chiamato ad esibire un
documento di identità.
POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA
Il servizio di posta elettronica che fornisce al mittente la
prova legale dell'invio e della consegna di documenti informatici.
La posta elettronica certificata (PEC) è la trasmissione telematica di
comunicazioni con ricevuta di invio e di una ricevuta di consegna e
avviene ai sensi del decreto del Presidente della Repubblica 11 febbraio
2005, n. 68. La trasmissione del documento informatico per via
telematica, effettuata mediante la posta elettronica certificata,
equivale, nei casi consentiti dalla legge, alla notificazione per mezzo
della posta e ha valore legale. La data e l'ora di trasmissione e di
ricezione di un documento informatico trasmesso mediante posta
elettronica certificata sono opponibili ai terzi se conformi alle
disposizioni di cui al decreto del Presidente della Repubblica 11
febbraio 2005, n. 68, e alle relative regole tecniche.
Nei casi di invio o ricezione di messaggi verso caselle di posta
elettronica tradizionale, il sistema non può eseguire tutti i passi
previsti dal circuito della posta certificata e non esplica tutti i
requisiti previsti dalla normativa vigente. Per tale ragione la
trasmissione dei messaggi non ha gli stessi effetti legali di validità e
opponibilità.
Con il Decreto legge n. 185 del 29/11/2008, convertito nella
legge n. 2 del 28/01/2009, la Posta Elettronica Certificata è ora
obbligatoria per le aziende e per i professionisti iscritti ad albi e la
comunicazione della casella PEC deve avvenire:
- per tutte le nuove aziende al registro delle imprese e al momento
dell’ iscrizione;
- per le società già costituite sempre al registro delle imprese ed
entro 3 anni di tempo dall’entrata in vigore della legge;
- per i professionisti iscritti in albi ai rispettivi ordini o collegi
entro 1 anno dall’entrata in vigore della legge
MARCA TEMPORALE
Il sistema basa la propria modalità di certificazione della
marca temporale su un procedimento informatico regolamentato dalla legge
italiana, che permette di datare in modo certo ed opponibile a terzi un
oggetto digitale (file).
La Data Certa è un servizio di certificazione temporale apposto, AD
ESEMPIO, tramite il servizio INFOCAMERE della Camera di Commercio che
permette di datare in modo certo ed opponibile a terzi qualunque tipo di
documento.
La validazione temporale è infatti il risultato della procedura
informatica con cui si attribuiscono, ad uno o più documenti
informatici, una data ed un orario opponibili a terzi.
Il servizio di marcatura temporale di un documento informatico, consiste
nella generazione, da parte di una Terza Parte Fidata, di una firma
digitale del documento (anche aggiuntiva rispetto a quella del
sottoscrittore) cui è associata l'informazione relativa ad una data e ad
un'ora certa. Un file marcato temporalmente ha estensione .m7m: al suo
interno contiene il documento del quale si è chiesta la validazione
temporale e la marca emessa dall'Ente Certificatore InfoCert.
Il tempo, cui fanno riferimento le marche temporali di InfoCert, è
riferito al Tempo Universale Coordinato, ed è assicurato da un
ricevitore radio sintonizzato con il segnale emesso dall'Istituto
Nazionale di Ricerca Metrologica.
La marcatura temporale di un documento informatico può essere effettuata
utilizzando DiKe, il software di firma/verifica fornito da InfoCert, che
consente di eseguirne anche un immediato controllo.
Link Infocert
La Data Certa è prevista anche
per i Documenti di nomina del Responsabile del Servizio di Prevenzione e
protezione (RSPP) e per le deleghe previste dall'art. 16.
del D.lgs 81
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